Ordnungssysteme für Papiere/ Unterlagen

[Dorkas]

Und zum Problem des Einsortierens an sich:
Ich habe einen Abend in der Woche (hier Montag), der für Bürokram reserviert ist. Das heißt, ich sammel die Ablage, Sachen zum Einscannen, zu zahlende Rechnungen, auszufüllende Formulare etc. in einer Hängeregistermappe, die direkt auf dem Schreibtisch steht. Montags abends setze ich mich dann hin und arbeite die Sachen ab. Das kann mal eine halbe Stunde dauern, aber in der Regel sind es eher 5-10 Minuten.

Hier klappt das echt gut, und seitdem häuft sich die Ablage auch nicht mehr so an. Das meiste wird hier inzwischen in die Cloud gescannt und das Papier dann vernichtet. So habe ich die Papierablage extrem reduzieren können.

[anirahtaK]

Wie Sortierst du es den dann Papierlos, wenn Teile Papierlos Teile Papierhaft sind.

Kontoauszüge zB nur noch online. Dh die Mappe wird nicht dicker, sonder dann schmaler und fällt irgendwann weg.
Die Krankenkassendinge für meine Mutter zB auch möglichst online. Wobei ich online eingebe und von denen eine Papierbestätigung bekomme .
Eigentlich möchte ich alles einscannen und das Papier dann wegschmeißen. Dann braucht es zB nur noch 1 Mappe mit den original Versicherungsscheinen vom Vertragsabschluss, alles andere als PDF.
Da bin ich aber noch ganz am Anfang, das ist eine unliebsame Tätigkeit weit hinten auf der Liste Aktuell bin ich froh, dass ich die Sachen zeitnah in die Mappen bekomme und sie sich nicht stapeln.
Auseinanderhalten natürlich mit Beschriftung, und dann stecken die Reiter für Mann, Kind u mich natürlich an unterschiedlichen Stellen, damit man da schon mal weniger suchen muss.

[Sam]

Wir sind da eher einfach organisiert aber ich finde es klappt gut. Ich verwende A4 Kisten für die meisten Dinge. Es gibt welche aus Holz mit Laden, die mag ich sehr gerne.
Wir haben:
Dokumente Mann
Dokumente ich
Dokumente Kind
Steuerdinge/Rechnungen für das laufende Jahr also unbearbeitet
Steuerdinge bearbeitet von den letzten Jahren nach Jahren sortiert
Bedienungsanleitungen
Rechnungen für große Dinge die potentiell für Garantie/Umtausch gebraucht werden
Konzertkarten und sowas hänge ich immer an unsere Pinwand.

[OrangerStier]

Wo ich was suchen würde ich denke die Lohnzettel würde ich schon bei der Arbeit suchen aber das weg räumen muss ich verbessern. Ich hab die letzten Tage noch Mal gemerkt das mir allgemein das Aufräumen einfach nicht einfach fällt. Saß öfters in meinem Chaos wollte aufräumen und hab nichts gemacht. Weil ich einfach nicht wusste was wo hin.
Zum Wöchentlichen weg räumen so viel hab ich ja gar nicht das da Wöchentlich was anfallen würde.
Ich hab bisher noch kein System gefunden mit dem ich es eben schaffe das es Ordnung ist. Scannen und Originale weg packen das ist glaube ich nichts für mich.
Den Beitragszettel von Versicherungen brauch ich ja z.B. auch wieder in 2 Jahren deswegen hab ich es eher einzeln weil in welchem Jahr soll ich es dann suchen in dem wo ich den neuen Zettel bekommen habe oder im Drauf folgenden wo es noch gültig ist.
Mein Papierchaos zeigt einfach oft mein inneres Chaos der Dinge.

[GemeineEsche]

Da lohnt es sich vielleicht mal zu überlegen, aus welchen Gründen man etwas raussuchen müsste. Und für genau diesen Fall sortieren.
Bei Dingen die für mehrere Jahre gelten am besten eine Regel aufstellen und dann immer dran halten. Da gibt es ja meist 3 Daten - Anfangsdatum, Zahldatum und Enddatum. Oder man schiebt die Sachen konsequent nach Bearbeitung von einem Jahr ins nächste. Oder ich mache auch gerne Kopien in so einem Fall, dann ist es in beiden Kategorien und man findet es egal wie man denkt. Aber das sind ja eher Einzelfälle.

[Dorkas]

Zum Wöchentlichen weg räumen so viel hab ich ja gar nicht das da Wöchentlich was anfallen würde.

Na das ist doch super. Wenn nichts da ist, hast du den Abend nichts zu tun (also zumindest keinen Papierkram), und wenn es ein oder zwei Sachen sind, bist du in 5-10 Minuten fertig.
Das ist doch besser, als einmal im Jahr drei Stunden dran zu sitzen.

[Grizzly]

Ich möchte meine Ablage gerne digitalisieren. Ist hier jemand schon (fast) komplett digital unterwegs und mag kurz schildern, wie / mit welchem System?

[Dorkas]

Hier, ich.

Ich mache es noch immer wie vor zwei Jahren: Alles, was mir aufbewahrungswürdig erscheint, packe ich sobald es ankommt in eine Hängeregistermappe auf meinem Schreibtisch. Die arbeite ich dann montags abends ab. Schaue durch, was davon noch zu erledigen ist und scanne alles ein. Vieles kommt dann im Anschluss in den Müll, und ansonsten in die entsprechende Hängeregistermappe. Wenn man es wöchentlich macht, dauert es auch echt nicht lange.

Gespeichert wird hier alles in der iCloud, da habe ich ein Ordnersystem für diese Sachen angelegt. Vieles wie z.B. Auszüge und Policen kommt ja inzwischen digital rein, das kann ich dann direkt auch dort speichern.

[Grizzly]

Hast du dann in der Cloud normale Dokumente in einer klassischen hierarchischen Ordnerstruktur liegen?
Oder hast du irgendwelche Programme oder ein spezielleres System, wie du alles ablegst?

[Dorkas]

Ja genau, ersteres. Ganz klassisch unterteilt in Versicherungen, Bank etc., mit entsprechenden Unterordnern. Die einzelnen PDFs beschrifte ich mit dem Datum voran, damit es chronologisch aufgelistet wird (also z.B. 2024-07-26 Beitragsrechnung).