Ordnungssysteme für Papiere/ Unterlagen

[Lösche Benutzer 14297]

Im Büro finde ich es schon recht sicher. Ich schließe meine Schublade ab und da habe ich wenige bis gar keine Bedenken. Bei meinen Eltern hatte ich auch überlegt. Da ist es mir aber zu umständlich... das müsste ich dann extra einplanen, wenn ich die Platte auf den aktuellen Stand bringen will. Daher fand ich die Idee mit dem Büro jetzt echt klasse!

[Donnerkind]

Habt ihr keine Angst, dass so ne Festplatte dann mal in die falschen Hände fällt?
Ich würde die nur auswärts bei Leuten lagern, denen ich auch vertraue, zB meinen Eltern oder meiner Schwiegermutter.

Deswegen wird die ja verschlüsselt. Mit TrueCript. Mein Mann beschäftigt sich gerade intensiv mit dem Thema. Die Festplatte ist somit für alle anderen unlesbar.
Mit unseren PCs will er das jetzt auch noch machen. Falls die hier jemand beim Einbruch mitnimmt, hat er zwar die Technik, kann aber nicht an die Daten ran.

[EleanorRigby]

Wobei es im Büro ja auch brennen kann.
Ich wollte jetzt aber hier den Thread nicht auf Abwege führen, weil mich auch noch der Vergleich Cassei / Mappei / Hängeregister interessiert und vor allem Nautilus' weitere Ausmist-Tipps!
LG

[Lösche Benutzer 14297]

Wobei es im Büro ja auch brennen kann.
Ich wollte jetzt aber hier den Thread nicht auf Abwege führen, weil mich auch noch der Vergleich Cassei / Mappei / Hängeregister interessiert und vor allem Nautilus' weitere Ausmist-Tipps!
LG

Ja... aber daheim hab ich ja auch noch eine Und das es gleichzeitig brennt ist wohl doch eher unwahrscheinlich...

TrueCript! Noch ne Idee! Nutzen wir auch auf der Arbeit.

[Donnerkind]

Bis 1 Jahr rückwirkend bekommt man die über die Bank wieder. Also wäre zumindest nicht alles verloren. Aber hättest du bei nem Brand, Wasserschaden o.ä. alle Papiere irgendwo als Kopie? Auch eher nicht, oder? Kannst ja die Dateien als Sicherung auf nem 2. Rechner speichern. Da das reine PDF sind, ist das ja nicht riesig

von unterwegs gesendet
(mit Sohn, 10/13 und Tochter, 10/15)

Wie ich schon schrieb - verschlüsselte Festplatte im Büro. Alle wichtigen Dokumente eingescannt. Bin zur Zeit dabei. Ist mühsam, aber ich lebe damit ruhiger.

[amantedealmeria]

Ja, die wichtigsten Dokumente irgendwo in Kopie oder als Datei mein ich ja gar nicht. Ich meinte das im Zusammenhang mit älteren Kontoauszügen, die ja vergleichsweise eher unwichtig sind. Aber alles, was ich hier an Unterlagen habe nochmal einscannen und irgendwo anders deponieren? Dann kann ich die Originale hier ja auch direkt entsorgen und Platz sparen.

[Donnerkind]

Ja, die wichtigsten Dokumente irgendwo in Kopie oder als Datei mein ich ja gar nicht. Ich meinte das im Zusammenhang mit älteren Kontoauszügen, die ja vergleichsweise eher unwichtig sind. Aber alles, was ich hier an Unterlagen habe nochmal einscannen und irgendwo anders deponieren? Dann kann ich die Originale hier ja auch direkt entsorgen und Platz sparen.

Achso, ja. Soweit war ich mit meiner Denkerei noch gar nicht.

[Nautilus]

Uuuh, da hab ich ja hohe Erwartungen geweckt [emoji33] , ich hoffe, ich kann dem gerecht werden [emoji15]
Kann leider momentan nur relativ kurz, also:

- zunächst zum Unterschied Stehmappe (Mappei, Classei, gibt glaube ich auch ein Leitz System) vs. Hängemappe:

-->der wichtigste Unterschied ist m.E. nach, dass man Infos mit Stehmappen vereinzeln kann. Man kann also besser unterteilen, es entsteht nicht so leicht ein neuer Stapel, der zwar hängt, aber dennoch Druck durch Unkenntnis des Inhalts bewirkt. Man macht dadurch viel schneller eine neue Mappe "auf", auch wenn es nur ein einzelnes Blatt ist, als eine ganze Hängemappe extra dafür anzulegen.
Beispiel: ich hatte kürzlich Ärger mit einem Online Versandhandel, der zu viel berechnete und ein Inkasso Unternehmen einschaltete - deren Schreiben musste ich bearbeiten und die Historie bewahren für den Fall, dass sie nicht ablassen . Also habe ich eine Mappe "Inkasso"angelegt, in der jetzt ein einzelnes Blatt Papier liegt, das ich aber sofort im Blick habe, sollte noch was nachkommen. Denn ich sehe sofort an der Überschrift "Inkasso", worum es geht, nämlich NICHT um normalen Schriftverkehr mit dem Ursprungsunternehmen, auch nicht um Rechnungen etc, sondern eben um ein neues "Thema".
Jedenfalls Mappei Mappen gibt es in dünn und dick, mit Fächern usw., dünn fasst meine ich ca. 20 Blätter. Falls "Inkasso" also noch etwas dicker wird, kein Problem, dann dürfen die mir noch 20 Seiten schicken . Sonst sehe ich am Ende des JAhres "Inkasso" und löse die Mappe ggf. wieder auf.

-->Bedienungsfreundlichkeit: die Mappei Mappen haben hohe Qualität und können es ab, dass sie oft in die Hand genommen und mal da, mal dorthin gesteckt werden. Alle haben oben ein Register von A-Z, das System geht so, dass man die Kategorien farbcodiert und dann selbstklebende Reiter verwendet, welche alphabetisch nach dem Anfangsbuchstaben oben an den jeweiligen Buchstaben geklebt werden. Beispiel: bei uns sind Versicherungen wie gesagt "grün". Alle Unterlagen unserer Kfz Versicherung, der DEVK, werden also in einer Mappe gesammelt, die mit einem grünen Reiter markiert ist unter "D". Auf einen Blick finde ich so die DEVK Mappe, wenn ich in den "grünen" Kasten schaue. "A" steht hinten, "Z" vorne. Vor der DEVK Mappe steht also die "HUK" Mappe usw. Vorteilhaft ist auch, wenn ich die Mappen ziehen muss und für die Bearbeitung an einem bestimmten TAg bereit stelle: wenn ich z.B. der DEVK schreiben will, dem Inkassounternehmen antworten, eine Info aus meiner letzten Gehaltsbescheinigung brauche, dann stelle ich mir die Mappen hin und sehe auf einen Blick, was ungefähr getan werden muss: ich sehe ein rosa Schild, auf dem unter "G" "Gehaltsbescheinigungen" steht, dass ich was mit der Versicherung klären muss, dass ich dem Inkassounternehmen antworten muss (hab ich jetzt mal hellgelb für Rechnungen/Belege/Garantien/Anschaffungen codiert). Mappei liefert einem hier eine sehr bequeme - dafür nciht günstige - Lösung, solche Papiere, die man nicht digitalisieren will, aber auch nicht ablegen kann, weil sie laufend bearbeitet werden, schnell, übersichtlich und haltbar in ein "Workflow"-System einzulegen. Bei Hängemappen gibt es nicht die Möglichkeit, wirklich A-Z voneinander zu unterscheiden, sondern in der Regel nur 4 verschiedene Positionen, auf die die Plastikreiter aufgeklippt werden können. Die Etiketten zu beschriften und dann in die Reiter zu friemeln, dauert definitiv länger. Die Neigung, für einen separaten Vorgang eine eigene Hängemappe anzulegen, sinkt deutlich . Statt "inkasso" zu gründen, hätte ich früher dieses Schreiben wohl zu der Mappe mit den Unterlagen des Onlinehandels geworfen oder....keine Ahnung wohin, denn mit dem habe ich eigentlich keine Papierkorrespondenz. Vielleicht zu "Rechnungen"? Jedenfalls zu einem allgemeineren Stapel dazu und das hätte bedeutet: ich hätte die Info erst einmal versenkt. Einer der Top-Tipps aus "Simplify": mach keine "Sonstige" - Ordner auf, da stresst der bloße Anblick irgendwann, denn was könnte da alles drin sein?

-->Platz: Stehmappen sind wesentlich schlanker als Hängemappen, weil eben oben keine Häkchen dran sind. Unsere Hängemappen passen schlicht in ihren Boxen nicht in unsere Expeditregale, die hinter den Schreibtischen stehen. In die wiederum darf nur, was täglich gebraucht wird, also unsere private Verwaltung und unsere beruflichen Unterlagen sowie häufig benutztes Büromaterial. Für den Rest, also auch Archiv von Kontoauszügen oder auch eben die Bedienugsanleitungen müssen wir aufstehen und an ein anderes Regal gehen, in das auch die Hängemappen passen. EIne Hängemappe ist zudem einfach viel "tiefer" als eine Stehmappe, allein schon durch die Plastikreiter und weil sie für deutlich mehr als 20 Blatt gedacht ist. Dafür sind sie stabiler bei großer Menge Papier, weshalb ich auch z.B. die Bedienungsanleitungen lieber dort hineinwerfe. Ein Grund, warum ich die im Übrigen nicht digitalisiert abspeichere: kostet zu viel Zeit. Die Anleitung wird mitgeliefert, also reisse ich in der Regel nur den deutschen Text heraus, werfe diesen in die entsprechende Hängemappe, werfe die Verpackung weg, fertig. Ich hab vielleicht - optimistisch geschätzt - in 10 % der Anleitungen überhaupt nur jemals wieder reingesehen. Auch das geht viel schneller, als wenn ich sie digital hätte, denn wenn, dann hab ich die Anleitung auch gerne in Textform vor mir, nehme sie mit und gehe zu dem betreffenden Möbel/Gegenstand damit (Autositz z.B., gerade letztens gehabt, oder Möbel, das wir abbauten oder Drucker, der eine Fehlermeldung zeigte). Also rausnehmen, lesen, fertig. Ausnahme sind für mich z.B. Ikea Anleitungen, die findet man alle im Netz und kann sie dann per Smartphone direkt beim Bauen ansehen .

Ich denke wirklich, der Hauptvorteil ist, dass Hängemappen bei den Vorgängen, die BEARBEITET werden müssen, einfach nicht gut genug funktionieren, sie sind für schnelles Archiv und Ablage prima, aber nicht für Papiere, die ich brauche, um nochmal damit zu arbeiten.

Zum Rest: ich glaube, das kann ich nur mit Fotos alles erklären und interessiert Euch da im Detail, welche "Systeme"ich in welchen Räumen habe bzw. mit welchen Apps koppele (z.B. für den Haushalt), um alles am rollen zu halten?

Bei uns ist das alles übrigens eher aus der Not geboren, wir haben vor allem zeittechnisch harte Zeiten (hoffentlich) hinter uns und konnten es uns einfach nicht mehr leisten, Zeit beim Einkaufen, beim Bearbeiten von privater Korrespondenz oder beim Suchen von Zeug im Keller zu verschwenden . Wir mussten richtig effektiv sein, um das Pensum zu wuppen und wir arbeiten zudem beide weitgehend ohne feste Zeiten einen Großteil von zuhause aus. Das sind schon spezielle Anforderungen, die ganz sicher nicht jeder hat und daher auch vermutlich nicht den Orga-Overkill benötigt .

[Nautilus]

Noch zu Backups der Festplatte:wir werden dies nun mit einem NAS regeln, hatten bislang auch externe Festplatten, die wir dann aber im feuerfesten Keller "versteckt" haben.
Fotografiert wird hier vor allem mit Smartphone, bislang gesichert durch automatischen Upload in die dropbox, was aber a)teuer und b)datenschutzrechtlich uncool ist. Künftig hän

Nautilus mit Astronäutchen (7/12)

[amantedealmeria]

Ok, danke für die ausführliche Beschreibung von Classei. Ich brauchs dann nicht. Laufende Vorgänge haben wir normalerweise super wenig, sobald mein Mann wieder nen Job hat eigentlich nur die Steuersachen. Bis dahin halt noch Arbeitsamt/Jobcenter. Glaub dafür wäre das dann der Overkill. Und die Hängemappen kommen dann hoffentlich ins Expedit (Marke Eigenbau passen due.

von unterwegs gesendet
(mit Sohn, 10/13 und Tochter, 10/15)