Ordnungssysteme für Papiere/ Unterlagen

[Nautilus]

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Die Bedienungsanleitungen und Kontoauszüge etc übrigens deshalb in Hängemappen, weil die wesentlich mehr Platz bieten als eine, auch eine breite Mappei Mappe (vor allem für Dicke Bedienungswälzer). Ist auch mit Absicht so, Mappei hat nämlich ganz recht mit der Annahme, dass man für die normale Ablage keine dicken Mappen braucht, sondern bei zB über 100 Blättern besser ausmistet oder den Inhalt auf mehrere Mappen aufteilt. Wenn man also zB mit einer seit 10 Jahren bestehenden Versicherung Schriftverkehr über 100 Blatt anhäuft, ist es ggf sinnvoller, diesen nach Jahren zu unterteilen usw.

Zeitmässig war die Umstellung übrigens in 2 Tagen erledigt (System samt Farbcodierung überlegen, Mappen beschriften, umsortieren) und wir haben gefühlte Tonnen Papier entsorgt, war ein echter Freudentag [emoji16].

Man kann im Übrigen bei Mappei auch ein Wiedervorlagesystem kaufen, so dass also eine Mappe, in der was passieren muss, auf Tag und Monat in ein Kalendersystem gestellt werden kann. Lohnt sich im privaten Bereich aber kaum, finde ich.

Hier sind die Stapel tatsächlich passé, seit wirklich für alles eine Mappe, also ein Platz gefunden ist. Denn für das Einsortieren der wöchentlich anfallenden Post/Kassenzettel usw. brauch ich durchschnittlich vielleicht noch 10 Min pro Woche.

Jetzt hab ich aber genug Werbung gemacht .

Ich hatte übrigens vor, meine berufliche Wissensdatenbank (ähnlich dem, was sich bei Lehrern sammelt) auch mit Mappei zu organisieren, bin davon aber abgekommen, da ich dann doch lieber alle Vorlagen/Infos digital bei onenote vernetzt habe und nur das täglich genutzte oder bei Fortbildungen ausgegebene Papier in Papier belassen habe. Und das, was man wirklich fast täglich liest, hab ich dann auch lieber in Ordnern. Mappei Inhalte werden ja aber bei unserer Art der Verwendung selten noch mal gelesen und schon gar nicht ganz (sondern eher "was steht auf der Riester-Abrechnung für 2013 nochmal?"), so dass sowohl schnelles Wegsortieren und schnelles Auffinden des Einzelpapiers gewährleistet ist - zusammenhängende Texte über mehrere Seiten lesen und ablegen, dafür ist diese Methode eher nicht gedacht und auch nicht sinnvoll.

Nautilus mit Astronäutchen (7/12)

[Apis]

Wow, danke für Eure Antworten. Euer System, Nautilius, mit den "Dokumentenordnern" und Mappei fürs laufende klingt gut. Ich werde das jetzt mal mit meinem Mann besprechen und vielleicht bestellen wir dann einen Probekasten.
Hängeregister mag ich irgendwie nicht so gerne (und Ordner auch nicht wirklich). Deshalb spricht mich Mappei etc glaube ich an.

[Nautilus]

Ja und der Platzverbrauch ist einfach viel geringer. Hübscher finde ich es auch .

Nautilus mit Astronäutchen (7/12)

[Apis]

Ich finds auch hübscher und stelle es mir auch schonender für die Möbel vor!

[Jule]

Danke!
Ich überlege noch... hab dabei festgestellt, dass ich für alles was nur aufgehoben werden muss mit meinem Ordnersystem einigermaßen zufrieden bin.....
schwierig finde ich nach wie vor die "frische" Post, oft hab ich da nicht gleich Zeit für. Ich glaube aber da nehme ich einfach mehrere kleine Kisten um das schon etwas vorsortiert zu haben (um vor allem die Rechnungen separat zu haben)

Aber ich werd mir auch noch mehr anschauen!

[Nautilus]

Am wichtigsten ist, einen festen Platz für die jeweilige Post zu haben und diese schnell einsortieren zu können. Alles andere, also hoher zeitlicher Aufwand oder "sonstige" Fächer oder nicht sehr fein differenzierte Fächer (zB alles mit Rechnungen zusammen) führt nach meiner Erfahrung zu Stapeln, die nerven, weil man a) nicht weiss oder schnell erfahren kann, was drinsteckt oder b) weiss, dass man eine erhebliche Zeit aufwenden muss, die Stapel auseinander zu dividieren. Mappei und Classei (sind glaube fast das gleiche) haben ausgerechnet, dass man mit Ordnern doppelt so lange für die Ablage braucht, mit Hängemappen ungefähr 0,5 x so lange und das kommt nach meiner Erfahrung auch hin. Ich denke, neben der Schnelligkeit ist vor allem die Unterteilung in kleine Eingeiten durch die einzelnen Mappen so hilfreich beim Überblick bewahren wie beim Vermeiden des Hortens überflüssiger Papiere.
Ich könnte mir vorstellen, dass man sich auch ganz gut selbst was "bauen" kann an zB Stehmappen aus nicht zu fester DIN A3 Pappe oder sowas, wenn man eigentlich nur wenige "laufende" Papierverwaltung hat oder testen will.


Nautilus mit Astronäutchen (7/12)

[klecksauge]

Nautilus, die Idee mit dem selber bauen hatte ich auch gerade.
Mir gefällt das System gut.
Stabile Kartons, die A4 fassen. Dann Tonkarton in A4 Format, gibt es ja zu kaufen. Fertig.
Ich glaube, ich mache das für Lohnabrechnungen usw. Stelle mir das gut als Archiv vor. Deckel drauf, fertig.

[Nautilus]

Kann ich mir auch gut vorstellen! Die Mappen sind mit Laschen etc. zwar komfortabler und wahrscheinlich langlebiger/stabiler, aber zum austesten lohnt das bestimmt.

Nautilus mit Astronäutchen (7/12)

[klecksauge]

Mein Mann füllt 2 Ordner mit Lohnabrechnungen. Die sind ja eh schon gelocht. Wenn ich die Papiere also zusammen binde oder mit diesen losen Abheftern zusammenfasse und das dann in einen Karton unterbringen kann, ich glaube, das lässt sich viel besser verstauen.
Das Büro wird dann eh mal Kinderzimmer...

[nager_michi]

Mein Thema... seit langem!
Zum einen haben manche Sachen bei uns keinen festen Platz. Zum anderen ist mein Mann in Bezug auf Papierkram ein Chaot
Letzteres werde ich wohl schlecht ändern, aber fester Platz ist sooo wichtig. Hier gibts ja schon ganz tolle Tipps! Was mich noch interessieren würde... wo legt Ihr Sachen hin, wie z.B. eine Zeitschrift, bei der ihr nen Rätsel noch machen wollt oder nen Rezept ausprobieren oder so.

Ich muss mal überlegen, ob und wie mir so Mappen helfen, das "Zwischendrin-Chaos" zu beseitigen. Und ob ich meine Ordnung aus Ordnern komplett umsortieren soll oder nicht. DAs muss wohl etwas reifen. Aber danke für die Gedankenanstösse. Ich mach da schon lange rum und habe bisher nicht den richtigen Weg gefunden

Noch ein Tipp kann ich beisteuern... ich mache solche Sachen gerne am Jahreswechsel. Also neue Ordner oder neues System. Dann weiß ich genau, bis 2016 hab ichs im Ordner xyz und ab 2017 z.B. in der Cassei Mappe. Das hat sich bei mir bewährt, so daß ich das jetzt auch im Büro eingeführt habe. Mein Chef meinte, wir müssten x Ordner einscannen und elektronisch ablegen. Ich habe jetzt durchgesetzt, dass keiner da hinsteht und einscannt, sondern wir einen Schrank kaufen für die alten ordner und jedes Jahr zum Jahreswechsel ausmisten. Und ab jetzt werden diese Unterlagen elektronisch abgelegt. Der Schrank kostet nicht mal ein Bruchteil von dem was die Arbeitszeit zum Einscannen gekostet hätte. Und wir haben teils 12 Jahre Aufbewahrungspflicht für diese Unterlagen.... Für einen Kunden auch lebenslang. Das werden wird ann irgendwann einscannen, wenn der Rest des Ordners (ist nach Jahr sortiert) entsorgt wird.