Ordnungssysteme für Papiere/ Unterlagen

[Berenike]

Lappen=Mappen

[amantedealmeria]

Geh erstmal Schritt für Schritt das grundsätzliche System an und guck, ob sich der Rest nicht von selbst ergibt, weil man irgendeinen blendenden Einfall hat, wenn man die Sachen tatsächlich in der Hand hält oder irgendwas ganz anders ist, als man es sich vorgestellt hatte. Vielleicht sind die Belegsachen auch das einzige "Chaos" was noch bleibt und sind dadurch auch so schon übersichtlicher? Sonst tun es doch evtl. 2 Ablagen/Mappen/Register whatever: 1x offen, 1x abgeschickt (ok und dann evtl. noch erledigt/bewilligt/abgelehnt whatever).
Ich glaube, ich würde mich mit einer ganz detaillierten Ordnung mega verzetteln und dann wirklich ne Übersicht brauchen, was jetzt wo hin gehört. Aber dafür fällt hier halt auch zu wenig Papierkram an. Da wären mir zu viele Mappen quasi leer mit nur 1-2 Blättern oder so. Dafür bin ich zu geizig

Ich kann mein System hoffentlich Ende Februar endlich mal angehen, eher wird das mit meinen Gestellen für die Register leider nichts.

[Berenike]

Also, ich meinte zwei Mappen: 1: an Beihilfe, 2: an Krankenversicherung. Da kommt nach bezahlen und scannen je ein Beleg rein.
Und wenn die Mappen kurz vorm platzen sind oder ich Geld brauche (oder ich plötzlich ordentlich werde und das ganze einmal im Quartal mache) nehme ich die Beihilfemappe, fülle das blöde Formular dazu aus und schicke es ab. Genauso mit der Versicherungsmappe. So kann ich doch eigentlich nix mehr vergessen oder doppelt einreichen, oder? Hm, das probier ich mal aus. Ich brauche die bezahlten und erstatteten Rechnungen halt für nix mehr...

Und ich werde morgen mal ne riesige mindmap mit dem ganzen Kram anfangen. Hui!

[LadyLü]

Nein, das stimmt. Die Rechnungen können dann eigentlich weg.
Bisher war es bei mir halt immer so, dass die Rechnungen entsprechend hoch waren (entweder hab ich jahrelang gar nichts oder dann richtig was) und ich direkt bei pkv und Beihilfe eingereicht habe, auf das Geld gewartet habe und dann erst bezahlt habe (geht bei beiden hier eigentlich recht flott). Daher brauchte ich eine Kopie der Rechnungen um zu wissen wo das Geld hingehen soll.

Stillend oder mit schlafendem Bauchmädchen (6/16) im Arm vom Handy aus

[FuFu]

Zu PKV und Beihilfe: Du kannst es auch nacheinander wegschicken, also z.b. zuerst die Duplikate an die Beihilfe und wenn das bezahlt ist das ganze an die PKV, dann hast du im Falle eines Verlustes noch die Nachweise und weißt, wo du Belege beim Arzt nachfordern müsstest. Wenn alles bezahlt ist, schmeiße ich die Rechnungen nach Kontrolle des Bescheids bzw. der Zahlung die Belege weg. Und hebe nur den Beihilfebescheid auf.
Ich habe zum Sammeln einfach zwei Klarsichthüllen, eine PKV und eine Beihilfe, wo die noch nicht eingereichten Belege drin stecken. Bei der PKV trage ich zusätzlich alle Summen gleich ins Formular ein und notiere mir für die Klarsichthülle die Summe, damit ich weiß, ob es sich bereits lohnt, einzureichen.

Auf die Weise habe ich da nen ganz guten Überblick, ohne ständig alles doppelt und dreifach zu kopieren etc.

Ich habe für die "laufenden Sachen" einen Karton mit Hängeregistermappen. Einen Karton für das jeweilige Steuerjahr (also was für die Steuererklärung gebraucht wird, fliegt da rein), einen Karton für Belege und Rechnungen des Jahres und einen kleinen Karton für Belege von teueren Sachen, also die man aufhebt, solange das Gerät/ Schmuckstück noch existiert im Falle eines Verlustes/ Verkaufs.
Ordner habe ich für die Sachen, die ich aufbewahre. Und vorne dran "Korrespondenz", die nach ner Weile weggeschmissen werden kann - wobei ich da noch nicht zufrieden bin.

Zu Gehaltsmitteilungen: Für die spätere Rente sind die Mitteilungen zur Sozialversicherung wichtig, diese sind als Nachweis aufzuheben.
Wenn man die für jedes Jahr hat, braucht man eigentlich auch nicht mehr die Gehaltsmitteilungen.

Ich bekomme z.b. gar keine mehr, sondern habe die nur noch online in einem Mitarbeiterportal. woanders ist es auch durchaus üblich, dass man sie nur bekommt, wenn es Änderungen gab.

Jedenfalls bei einem festen Bürojob, bei dem sich alle Jubeljahre mal was ändert, braucht man nicht alle aufzuheben.


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[FuFu]

Ach und die Übersichtlichkeit bzgl. Beihilfe/ PKV hat sich bei mir unabhängig vom System gesteigert, seit ich es öfter mache. [emoji8]

Beihilfe gibt's bei uns nur ein Jahr rückwirkend, danach kürzen die das rigoros...


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[Berenike]

Ja, bei uns verjährt das auch. Ich sag ja, ich hab da schon Geld verschenkt

Ich hab mich mal an die Kategorien gemacht und würde mich freuen, wenn jede, die sich berufen fühlt, da was zu kommentieren würde

Zwei Bereiche 1) Aktuelles/Laufendes (wird am Schreibtisch untergebracht), 2) Archiv (in der Abstellkammer in Archivboxen)

1 Aktuelles/Laufendes
A Versichern & Vorsorgen
- Krankenversicherung (debeka, Beihilfe, BKK nach Personen untergegliedert)
- Haftpflicht
- Hausrat
- Berufsunfähigkeit (Mann)
- Lebensversicherung (Mann)
- Rente (Mann, ich)
- Pension (ich)
- Sparverträge, priv. Rente etc. (müssen wir noch machen)

B Steuer & Finanzen
- Konten: da eben nach Bank und Konto, Sparvertrag, Kreditkarte usw. aufgedröstelt
- Belege, die für die nächste Steuererklärung interessant sein könnten (macht der Berater, müssen wir nur sammeln, zB Spendenquittungen)
- Steuerbescheide/Unterlagen der letzten Jahre zur Orientierung, was man einreichen könnte

C Einkommen
- Bescheide (alle)
- aktuelle Arbeitsverträge
- Teilzeit, Elternzeit, Elterngeld
- Kindergeld
- falls wir es irgendwann mal haben: Einkünfte aus Geldanlagen

D Ausgaben
- Miete, NK, Stadtwerke
- Verträge aller Art (Handy, Internet, usw.)
- Anschaffungen geplant und getätigt, also Quittungen etc.
- Kinder (Kita-Verträge, Zuschüsse der Stadt, Freizeitgestaltung, wenn es dann mal so weit ist)

E Dokumente/Notfallzeug (jeweils mit beglaubigten und normalen Kopien)
- Geburtsurkunden
- Heiratsurkunde
- Steuerident.
- Ehevertrag
- Patientenverfügungen
- Testamente etc.

Alles andere soll irgendwie ins Archiv. Für A-D stelle ich mir solche Boxen mit entsprechenden Mappen vor, für E sollte ein Ordner mit Klarsichthüllen reichen. Innerhalb der Boxen wollte ich Farben für die einzelnen Familienmitglieder verwenden und ansonsten alphabetisch sortieren. Also in der Mappe mit dem grünen Reiter "BKK" ist alles was die Krankenversicherung von Kind1 ist und unter dem roten Reiter "Elterngeld" gehts ums Elterngeld für den Vater oder so. Roter Reiter "Sparkasse" ist dann eben sein Sparkassenkonto usw. Macht das Sinn? Oder hebt man sich die Farben lieber für was anderes auf? Mehr Familienmitglieder werden wir jedenfalls wahrscheinlich nicht...

Klingt das für euch nachvollziehbar? Mein Mann muss es ja auch verstehen und mitmachen Fehlt was offensichtliches oder ist was doppelt/uneindeutig?

Oh man, wenn das klappen würde wäre ich wirklich stolz... Irgendwann später könnte ich mir dann noch ne weitere Box mit mehr so Hobby/Privatkram vorstellen, aber das offizielle Zeug ist erstmal viel wichtiger...

[aida1903]

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Aus der aktuellen "Lisa"

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[aida1903]

Hmpf. Die Hängemappenbox die ich mir ausgesucht hab ist erst in 2-5 Wochen lieferbar. ..

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[KaLotta]

Ich lese interessiert hier mit und habe einfach grad keine Zeit nach den tollen Systemen genauer zu gucken (mappei usw.). Berenike, ich finde, dass sich deine Aufteilung gut liest. Aber da können die besser Organisierten hier bestimmt qualifiziertere Rückmeldungen geben Jedenfalls finde ich die Zuordnung gut, dass zB "Kindersachen" nicht einfach alles beinhaltet, sondern jeweils den Kategorien Einkommen und Ausgaben zugeordnet ist. Und die Idee mit den Farben für Pesonen geäfllt mir auch. Vermutlich muss es einfach individuell passsen, und wenn dann der Partner die Einteilung nicht nachvollziehen kann, muss man halt nochmal zusammen überlegen.
Die Beihilfe und KK mache ich so, dass ich immer gleich (najaa, zeitnah) die Rechnungen als Terminüberweisung fertigmache und in je einen Umschlag die Kopie und in den andren die Originalrechnung lege, dazu das jeweilige Blatt für die Beihilfe/KK und ein Post-it drauf, welcher Betrag grad erreicht ist. Dann schick ichs ab, wenn die nächste Rechnung kommt und ein bestimmter Betrag erreicht ist. Habe das alles in so einer Sammelmappe, darin direkt Umschläge, Marken, die Formulare und Leistungsbarechnung in den versch. Unterteilungen. So habe ich alles mit einem Griff zur Hand. Dann noch eine Liste als Übersicht: Was hab ich wann eingereicht (schicke immer Beihilfe und PKV gleichzeitig ab) und welcher Betrag für wen (Kind oder mich). Dahinter eine Spalte, ob es schon gezahlt wurde, in der hake ich nur ab. Ich hebe nur hohe Rechnungen auf in Kopie oder wenn ich unsicher bin, ob es anerkannt wird.